認可地縁団体は、規約の定めるところにより、少なくとも毎年1回は通常総会を開催する必要があります。(地方自治法第260条の13)

また、すべての会員(構成員)の表決権は平等であることから、世帯で1票ではなく、会員(個人)で1票となります。(地方自治法第260条の18第1項)
※団体の規約で、特定の事項について世帯で1票とすることを設けている場合もありますが、代表者の変更や規約の変更等については、必ず会員(個人)で1票となります。

そのため、多くの会員が集まって総会を開催することが困難な場合は、「書面表決」「表決の委任」を活用する方法があります。
各団体の規約や状況に応じた方法をご検討ください。
 

書面表決

あらかじめ通知された事項(議案等)について、書面をもって表決することができます。
書面表決を行った会員は、総会に出席したものとみなされます。

 

表決の委任

他の会員を代理人として、表決を委任することができます。
委任を行った会員は、総会に出席したものとみなされます。

 

新型コロナウィルス感染症の拡大に伴う総会等の開催について 

新型コロナウィルス感染症の拡大を受けて、「書面表決」または「表決の委任」による総会案内の参考例です。

 

(参考)総務省Q&A

Q.新型コロナウイルスの感染症の拡大を受けて、認可地縁団体の総会等の開催方法について、どのように対応すればよいでしょうか。

A.認可地縁団体の代表者は、少なくとも毎年一回、構成員の通常総会を開かなければならないとされていますが(地方自治法第260条の13)、総会に出席しない構成員は、書面で、又は代理人によって表決をすることが可能とされています(同法第260条の18第2項)。なお、認可地縁団体の構成員は多数に及ぶことに留意が必要ですが、例えば、総会に出席せず、書面で、又は代理人によって表決をする構成員が相当数見込まれる状況において、実際に集まらずとも、出席者が一堂に会するのと同等に、相互に議論できる環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより総会を開催することも可能と解されます。また、規約により役員会を設置するものとされている場合にも、同様の環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより役員会を開催することが可能と解されます。